1. POLÍTICA
1.1 GENERALIDADES
La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto RODRIGO SAMPER & CIA, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular la presente política en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje RODRIGO SAMPER & CIA. El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, RODRIGO SAMPER & CIA, acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.
En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de RODRIGO SAMPER & CIA de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, RODRIGO SAMPER & CIA ha diseñado el presente manual para el manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cuál se describe y explica el tratamiento de la Información personal, a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física, mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se creen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.
El presente manual, se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigor nuevas disposiciones.
1.2 OBJETIVO
Garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros, de quienes RODRIGO SAMPER & CIA ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el Ley Estatutaria 1581 de 2013, Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014.
1.3 ALCANCE
Este manual aplica a todos los titulares de información personal datos registrados en cualquier base de datos de RODRIGO SAMPER & CIA, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
1.4 MARCO LEGAL
1.5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
2. AUTORIZACIÓN
2.1 DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A LA COMPAÑÍA TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier proceso de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual RODRIGO SAMPER & CIA sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:
2.1 CASOS EN LOS CUALES RODRIGO SAMPER & CIA NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER.
Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
2.2 A QUIÉNES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE RODRIGO SAMPER & CIA SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
2.3 DEBERES QUE TIENE RODRIGO SAMPER & CIA RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS
RODRIGO SAMPER & CIA reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de estos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior, se permite informar los deberes que asume RODRIGO SAMPER & CIA en su calidad de responsable del tratamiento:
2.4 FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RODRIGO SAMPER & CIA en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por éstos: clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales, empleados, acreedores, aliados estratégicos, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
En relación con lo anterior, RODRIGO SAMPER & CIA podrá ejecutar las siguientes acciones:
2.5 LA AUTORIZACIÓN
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, RODRIGO SAMPER & CIA requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en medio físico o digital, y se garantizará también su consulta a través de herramientas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:
3. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quién se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada.
La autorización se otorgará por escrito, de forma física o digital y estará disponible para todo aquél que quiera acceder a dicha autorización, en la página Web de RODRIGO SAMPER & CIA En ningún caso el silencio por parte del titular, podrá asimilarse a una conducta de aprobación.
4. PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, RODRIGO SAMPER & CIA asegura que el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice RODRIGO SAMPER & CIA deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
5. POLÍTICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
Para RODRIGO SAMPER & CIA es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Así mismo, se permite informar que internamente la compañía ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
RODRIGO SAMPER & CIA garantiza que da cumplimiento a la protección de los datos personales suministrados por los titulares en virtud de lo dispuesto en la normatividad regulatoria del derecho al HABEAS DATA, para lo cual se permite informar:
6. PROCEDIMIENTO RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
ACTIVIDAD: AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Responsable: Diana Fernandez
El formato de Autorización, se enviará por correo electrónico o se entregará físicamente a todos los clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados en general, antes de iniciar cualquier tipo de relación comercial y/o laboral. Dicha Autorización deberá ser diligenciada y firmada por el titular haciéndola llegar física o electrónicamente al responsable en contabilidad, quién la entregará al responsable de archivar dicho documento en la carpeta que corresponda.
El formato de Autorización también se encontrará disponible en la página Web, de RODRIGO SAMPER & CIA: www.rodrigosamper.com.
Adicional a la autorización, los formatos: Registro de Clientes R-P3-004, Registro de Proveedores R-P4-003 y Hoja de vida R-P7-009, tendrán una nota de aviso que informe al interesado sobre el tratamiento de sus datos personales
Documentos y/o registros:
Autorización, Hoja de vida RS, GAD-012-F, Registro de Clientes, Registro de Proveedores, GAD-015-F, Actualización de Datos Empleado, GAD.
ACTIVIDAD: TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES
Responsable: Ricardo Ayala Torres
Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQRS) que sea presentada a RODRIGO SAMPER & CIA por parte de cualquier titular respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al Habeas Data y será tramitado:
Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Documentos y/o registros:
Petición o reclamo del titular, Registro de Reclamos y Peticiones, Respuesta al titular.
ACTIVIDAD: CONSULTAS
Responsable: Ricardo Ayala Torres
La política de manejo de la información personal por parte de RODRIGO SAMPER & CIA y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de la página web www.rodrigosamper.com.
Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una petición, reclamo o solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: info@rodrigosamper.com o directamente haciendo llegar un documento escrito a las oficinas de RODRIGO SAMPER & CIA.
Documentos y/o registros: Página Web
ACTIVIDAD: RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Responsable: Representante Legal
RODRIGO SAMPER & CIA tiene la calidad de responsable del tratamiento. A través del presente manual, se permite informar sus datos de identificación: Razón social: RODRIGO SAMPER & CIA / NIT:860.505.945 – 3 / Domicilio principal: Calle 88 No. 22ª – 08 Bogotá D.C. / Tel: (601) 2182702 / Celular (60) 3115139902
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el proceso encargado de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el proceso financiero, a través del correo electrónico info@rodrigosamper.com
ACTIVIDAD: ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Responsable: Ricardo Ayala Torres
RODRIGO SAMPER & CIA tiene la calidad de responsable del tratamiento. A través del presente manual, se permite informar sus datos de identificación: Razón social: RODRIGO SAMPER & CIA / NIT:860.505.945 – 3 / Domicilio principal: Calle 88 No. 22ª – 08 Bogotá D.C. / Tel: (601) 2182702 / Celular (60) 3115139902
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el proceso encargado de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el proceso financiero, a través del correo electrónico info@rodrigosamper.com
Rodrigo Samper & Cía. is a company that is widely recognized in Bogota (Colombia) as a specialist in Interior Design and Architecture of corporate, institutional, and commercial projects.
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